Clesp srl

Video Tutorial sull'utilizzo del portale Archiweb

1. Benvenuto in Archiweb

Archiweb è un software gestionale per le prenotazioni, realizzato da Clesp, che consente di inserire, modificare e controllare le operazioni del servizio di distribuzione libri SegnaLibro.

Punti di forza:

È possibile collegarsi da un computer con connessione internet e con qualsiasi Browser

Non bisogna installare nessun software e non c’è nessuna fase di setup, basterà accedere tramite le proprie credenziali con Utente e Password

Automatizzazione dell’aggiornamento dei dati

È possibile scaricare la modulistica in formato PDF

Clesp è sempre pronta per l’assistenza, con la verifica in tempo reale dei dati in elaborazioni nei punti vendita

I requisiti MINIMI per usufruire del gestionale sono:

Connessione ad Internet

Un software per la lettura dei file PDF ad esempio (Adobe Reader Free)




1.1 Primo accesso al portale

Per accedere ad Archiweb:

1. Essere connessi ad una rete internet

2. Collegarsi all’indirizzo web: http://www.segnalibro.info/archiweb/

3. Fare l’accesso con le proprie credenziali UTENTE e PASSWORD rilasciati da Clesp

4. Premere Accedi



1.2 Schermata di Benvenuto

Una volta effettuato l’accesso con le proprie credenziali si potranno visualizzare
le Notizie piu recenti di Clesp per proporre ai clienti informazioni relative a:

Promozioni sui libri di teso o eventuali

Novità sugli aggiornamenti dei Software

Notizie sulla modulistica per operatività (es: resi a Clesp)




2 Schermata Principale

Chiuse le notizie verrà visualizzata la schermata principale di Archiweb dove sono riportati
i contatti di Clesp, il menu per poter navigare nelle varie pagine e due scorciatoie:

L’icona di una busta con accanto il numero dei messaggi non letti

L’icona di una chiocciola con accanto il numero dei clienti online acquisiti




2.1 Creazione del Consumatore

Per la gestione delle prenotazioni bisognerà selezionare un consumatore o nel caso non esista crearlo.
Per la creazione di un nuovo consumatore, basterà seguire i seguenti punti:

1. PrenotazioneGestione

2.All’interno dell’area Gestione, cliccare il pulsante CREA CONSUMATORE

3. Completare i vari campi del modulo con i dai relativi al nuovo consumatore

I dati minimi per creare un nuovo consumatore sono NOME e COGNOME

Per ricevere il servizio informativo diretto al consumatore che prevede l’invio della comunicazione puntuale

sulla consegna del libro presso il punto vendita di fiducia, dovranno essere inseriti i recapiti di contatto

(Numero di cellulare e/o Indirizzo email).

4. Per confermare la registrazione dei dati premere Salva Consumatore.

Una volta salvato il consumatore comparirà automaticamente la pagina delle Prenotazioni.




2.2 Inserimento della prenotazione


Per fare una nuova prenotazione è sufficiente andare su

Scheda consumatoreNuova prenotazione

Compare la maschera Inserimento di una nuova prenotazione:

la prima casella serve per inserire una eventuale nota alla prenotazione (non obbligatorio)

la seconda per aumentare gli acconti del consumatore qualora fosse necessario, gli acconti sono modificabili in qualsiasi momento dalla Scheda Consumatore

Per inserire un nuovo articolo premere il tasto Prenota Libro, si apre un modulo di inserimento dati per la selezione del libro da prenotare.

Seguire i seguenti passi:

1. Per cercare il libro richiesto dal consumatore è possibile effettuare la ricerca tramite codice EAN, codice Clesp o codice ISBN, successivamente cliccare su “Cerca”;

2. Alla destra del Codice Libro apparirà la disponibilità, non vincolante per procedere all’ordine ma necessaria per poter dare un feedback al consumatore in tempo reale (gli unici libri non prenotabili sono i libri fuori catalogo);

3. Se si desiderano più copie dello stesso titolo, Impostare la Quantità in basso a sinistra;

4. Se richiesta, impostare la Copertina del libro con le apposite frecce in basso;

5. Infine premere su “Aggiungi”;

6. Per inserire ulteriori libri all’ordine ripetere i passaggi dal punto 1 altrimenti premere su “Procedi”(finché non viene aggiunto un libro all’ordine il pulsante “Procedi” non verrà visualizzato).

7. Per confermare l’ordine cliccare su “Salva”, per annullare l’operazione cliccare su “Indietro” mentre per aggiungere altri libri all’ordine premere su “Prenota Libro”.

Attenzione!
Se non viene premuto il tasto Salva la prenotazione non verrà memorizzata e bisognerà cercare e prenotare i libri nuovamente.


A questo punto sarà necessario effettuare la stampa della scheda prenotazioni da fornire al cliente.




2.3 Storico

Per ogni cliente presente nella banca dati, viene conservato uno storico delle operazioni

effettuate (prenotazioni e scontrini).

Per poter accedere agli storici, è necessario selezionare il cliente in questione accedendo

da Prenotazioni, Gestione, e poi premere il pulsante Storico: sarà possibile scegliere tra

prenotazioni e scarichi.

Scegliendo Prenotazioni, apparirà l'elenco delle testate di prenotazioni ordinate per data.

Con un click sulla lente d'ingrandimento a sinistra del record verranno visualizzate le singole prenotazioni che,

ad esempio, potranno essere ristampate.

Analogamente per gli Scarichi.

Gli scarichi sono i riepiloghi di consegna che possono essere stampati ai consumatori al

momento del ritiro dei libri al punto vendita.

In questo caso però è possibile eliminare i libri dallo scontrino effettuato riportandoli quindi in

stato E (Arrivato al punto segnalibro) qualora il cliente voglia ritirare successivamente alcuni

libri già scontrinati.

I libri eliminati dallo scarico potranno essere evasi successivamente.

Se vengono eliminati tutti i libri da una testata di Scarico verrà eliminata anche la testata di

scarico stessa.




3. Ricevimento dei libri presso il punto vendita

I libri vengono consegnati da Clesp con una etichetta rimovibile in cui è indicato il numero del cliente finale che aveva prenotato il libro.

All’arrivo dei libri in punto vendita è necessario confermare manualmente la presenza della merce.

Per fare ciò:

1. Scegliere la voce di menù "Magazzino""Carico da Fatture"

2. Viene visualizzato un elenco contenente i documenti di trasporto spediti da Clesp.

3. Con un click sulla lente d'ingrandimento a fianco alla riga appare un secondo riquadro in basso a destra nel

quale viene riportato l'elenco dei colli della spedizione selezionata.

Nella zona superiore della videata sono presenti tre pulsanti che si attivano alla selezione di un documento.

I pulsanti sono :

elenco consumatori spedizioni: stampa l'elenco dei consumatori con libri presenti nella spedizione selezionata;

lista libri per collo: stampa l'elenco dei libri suddivisi per collo e cliente presenti nella spedizione selezionata;

lista copertine: stampa la lista delle copertine dei libri presenti nella spedizione

Per confermare l’arrivo della merce, selezionare i colli nella tabella in basso a destra e premere il pulsante "Carica colli selezionati" sulla sinistra.

Importante!
Caricare la bolla corretta, poiché all’atto del caricamento vengono inviati automaticamente gli SMS e le Email ai consumatori i cui libri sono presenti nella spedizione.


Se all’interno dei colli selezionati sono presenti libri disdetti sarà possibile scegliere automaticamente, attraverso una finestra pop up, se inserirli in giacenza all’interno del programma.

In questo modo all’atto di una nuova prenotazione il software valuterà la giacenza e proporrà di evadere il libro.




4. Consegna dei libri al consumatore

Per consegnare i libri al cliente, è necessario creare e stampare una nuova nota di consegna.

Per eseguire tale operazione:

1. "Prenotazione" → "Gestione"

2. Scegliere il nominativo del cliente per visualizzarne la scheda.

3. Premere il pulsante "Nuovo Scontrino" per ottenere la creazione del documento di scarico.

Se si desidera togliere dallo scontrino un libro (perché ad esempio non viene consegnato) cliccare sul tasto "X" a sinistra della riga.

Per confermare la consegna premere "Conferma".

Per stampare il documento di scarico, premere il pulsante "Stampa".

Qui viene generato il documento di scarico, si può notare l’elenco di libri consegnati al clienti con il relativo prezzo.

Dopo il totale da pagare verrà generato in automatico il buono sconto per il cliente con le relative condizioni d’utilizzo.

Effettuata la stampa, si ritorna al documento di scarico e da qui premendo Indietro si torna alla Scheda Consumatore,

poi premendo nuovamente Indietro, si torna all’Elenco Consumatori dal quale scegliere il nominativo del cliente successivo.




5. Ricerca Libri

Dalla voce di menù Libri dentro il menù Anagrafiche è possibile consultare tutto il reperto libri.

Nella sezione Elenco l'utente deve digitare nelle rispettive caselle di testo dei parametri di

ricerca: parametri che possono essere codice EAN, ISBN o Codice Clesp oppure parametri

quali il titolo e/o l'autore del libro di interesse.

Dopo aver premuto sul pulsante Cerca la pagina verrà aggiornata e verranno mostrati

soltanto i libri che soddisfano i parametri inseriti. L'utente per consultare i dettagli del libro

dovrà cliccare sulla lente d'ingrandimento nella colonna da sinistra.

E' possibile abilitare la modifica della giacenza premendo sul pulsante Modifica e

successivamente sul pulsante Salva per salvare i cambiamenti.

Importante!

La corretta giacenza di magazzino è moltro importante. In fase di prenotazione se un libro è presente in giacenza, con l'avviso di un pop-up, il libro viene prelevato direttamente dalla giacenza in modo da poterlo consegnare direttamente al cliente senza ordinarlo a Clesp.


Dalla scheda Dettagli (descritta nel punto precedente) è possibile accedere all'elenco di

tutte le prenotazioni per quel libro che si sta consultando.




6. Consegna dei libri al consumatore

Il servizio di messaggistica interna è un servizio gratuito per comunicare con Clesp.

Per poter accedere a questo servizio bisogna andare alla voce del menù Comunicazioni e

cliccare alla voce Messaggi.

Ad ogni riga corrisponde un messaggio, cliccando sopra la lente di ingrandimento si potrà

vedere il corpo del messaggio nell’etichetta Leggi Messaggio.